MAPA EMPRESARIAL
El 95 % de empresas sucumben con el tiempo, uno de los factores es que nunca se toman el tiempo para estructurarse. Hablar de manuales resulta aburrido.
Leerlos parece una misión imposible y, elaborarlos, una actividad compleja que requiere una visión global de una situación y de una precisión para describir todos los elementos que están involucrados en ésta.
Sin embargo, la creación de manuales de operación en una empresa es de suma importancia porque en estos documentos se especifican todas y cada una de las actividades que se realizarán, para ofrecer información actualizada y precisa a los tomadores de decisión, y a los administradores de los programas de la compañía. De esta manera, contarán con el conocimiento necesario para diseñar e implementar programas de operación que propicien el éxito.
Un manual de organización ayudará específicamente a definir los roles y papeles que deberá desempeñar cada quien, a delimitar las responsabilidades, el nivel de autoridad que cada quien posee y a evaluar si hay duplicidad en las funciones a desempeñar. Es también, una herramienta de apoyo que ayuda al control, evaluación y seguimiento de los objetivos institucionales, lo que le permite funcionar armónicamente a los recursos humanos de una empresa.
Un manual de inducción es un mapa que muestra el camino de manera eficaz, ya que consiste en ayudar a los nuevos integrantes de una organización para que puedan orientarse y desenvolverse dentro de la misma con mayor rapidez y mejor adaptación.
El objetivo es estimular al nuevo empleado para que pueda integrarse más fácilmente al grupo de trabajo de la empresa. Como todos sabemos, una organización es un núcleo de energía en el que cada uno de sus integrantes participa de manera activa, conformando no solamente la dinámica del día con día, sino la posibilidad de obtener las metas superiores de la dirección. Cuando una persona se integra a este núcleo no conoce los recursos con los que cuenta para poder adicionar su participación y sus talentos, al logro de los objetivos deseados por la dirección de la empresa.
Todo programa de inducción debe comprender información sobre la compañía de manera general. Es fundamental proporcionar datos como cuál es la misión y visión de la empresa, su historia, las actividades que desarrolla, la posición que actualmente ocupa dentro del mercado, su filosofía y su estructura organizacional.
El manual de inducción permite además que el nuevo integrante conozca cuáles son los reglamentos de régimen interior como por ejemplo los controles de entrada y salida de personal, de vehículos, el uso de las instalaciones, etc. Pero también saber cuáles son sus derechos y deberes, la disciplina que rige al interior de la empresa y, las acciones que debe realizar para poder acceder a ascensos en su trabajo.
Aspectos tan sencillos como en dónde están ubicados los sanitarios, cuáles son los correos de las personas con las que tendrá mayor interacción, cuáles son las políticas de seguridad, los procedimientos básicos de emergencia, con quien tendría que hacer los trámites más comunes dentro de la compañía, cuáles son los formatos que se usan para elaborar y transmitir información, tales como solicitud de vacaciones, permiso sin goce de sueldo, comprobación de gastos, etc., ayudará al integrante de recién ingreso a hacer más fácil su adaptación a la empresa.
El contenido del programa de inducción a la compañía, debe asegurar que a cada una de las personas que han sido contratadas le quede claramente entendido cuál será la posición que ocupan dentro de la misma; así como su dependencia jerárquica y los niveles de autoridad a los que estarán sujetos. De esta manera se podrá favorecer un sentimiento de pertenencia y aceptación para generar entusiasmo y una alta moral.
Llevar a cabo un buen programa de inducción puede hacer la diferencia -positiva o negativa- en los índices de rotación de una organización. Además, el programa de inducción será determinante para permitir que una persona pueda ofrecer resultados en un corto y mediano plazo.
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